Avez-vous déjà entendu parler de « charge mentale » ? On peut définir la « charge mentale » comme une accumulation de pensées qui s’ajoutent aux tâches que nous sommes en train d’effectuer. Un peu comme le sentiment d’avoir des « post-it » internes qui surgissent en permanence dans notre tête, nous épuisent et nous stressent. C’est un sentiment qui est de plus en plus partagé par les collaborateurs.
Comment remettre de l’ordre dans toutes ces « interférences mentales » ? Voici 4 outils pour vous aider à alléger efficacement la charge mentale au travail.
1# PRENDRE CONSCIENCE DE SA CHARGE MENTALE
Nous sommes tellement habitués à ce que cela soit « normal » de nous sentir « surchargés », « pressés », « overbookés » qu’il n’est même pas évident de repérer et de reconnaître qu’on souffre de charge mentale. Conditionnés à répondre à des objectifs stricts et à être multitâches, on en oublierait presque que nous n’avons ni le don d’ubiquité ni celui de l’omnipotence. Retournons à une réalité simple : nous ne pouvons pas être au four et au moulin à la fois. Et c’est sans doute parce qu’il y a une dissonance grandissante entre ce qui nous est demandé de réaliser et ce que nous sommes capables objectivement de faire en 24H que ces pensées viennent polluer notre mental.
Outil : « La pause introspective »
Pour prendre conscience que notre mental est surchargé, il faut tout d’abord pouvoir se mettre à son écoute. Corps et esprit travaillent de concert et la meilleure façon d’écouter son mental est de mettre son corps en pause. Mettez-vous simplement dans une posture confortable, sur votre chaise, fermez les yeux. Prenez une profonde inspiration. Relâchez-vous et demandez-vous simplement : « Comment je me sens à ce moment-là ? »
2# LAISSER LE « NON-URGENT » DE CÔTÉ SANS CULPABILITÉ
Avez-vous vous aussi parfois l’impression que toutes les tâches ont le même degré d’urgence ? Et si on ne les réalise pas toutes dans le temps (souvent irréalisable) fixé, nous nous auto-flagellons avec des remarques internes de type « je ne suis pas efficace », « qu’est-ce qui ne va pas avec moi ? » etc. Dans le monde de l’immédiateté, notre perception du temps s’est transformée. Elle est devenue esclave « du toujours plus, toujours plus vite. » Toutes les tâches ne se valent pas en degré d’urgence et une tâche non-accomplie dans la journée ne fait pas de nous un collaborateur à bannir. Une question à se poser pour prendre du recul : « Le monde, le mien ou celui de quelqu’un autre, va-t-il s’effondrer si cette tâche n’est pas faite aujourd’hui ? »
Outil : La matrice d’Eisenhower
Cette matrice est un outil de gestion du temps qui vous permet de classer les tâches en fonction de deux critères : l’urgence et l’importance. Chaque jour, entraînez-vous à écrire (pour plus d’impact) ce qui est réellement important et urgent de faire. Pour les tâches non importantes et non urgentes, imaginez que vous les mettez pour la journée dans une « benne mentale », un « coffre » ou tout autre contenant de votre choix. Lorsque cette tâche resurgit dans votre esprit, replacez-la avec bienveillance dans son « contenant imaginaire » en affirmant intérieurement : « J’ai le droit de laisser cette tâche non-essentielle de côté sans culpabilité. Je la ferai quand ce sera le bon moment. » Avec le temps, vous pourrez vous détacher du support papier car votre cerveau s’habituera à cette nouvelle façon de hiérarchiser les tâches sans culpabilité.
3# DIALOGUER POUR RÉPARTIR LES TÂCHES SELON LES TALENTS DE SES COLLÈGUES
Notre charge mentale est aussi en lien avec notre organisation de travail, la répartition des tâches entre collègues, notre capacité à dialoguer honnêtement et à déléguer. Une manière simple d’alléger cette charge mentale est de faire un travail d’équipe sur les forces de chacun. Plus vous accomplissez des tâches en rapport avec vos forces et vos talents, plus vous vous sentez épanoui et motivé au travail. Cette démarche implique aussi d’accepter de reconnaître que nos collègues sont plus talentueux que nous pour certaines tâches et de déléguer quelques missions en faisant confiance.
Outil : La Communication Non Violente (CNV)
Notre manière de communiquer est une clé de réussite dans ce dialogue avec nos collègues. Inutile de mettre sur eux la faute et la responsabilité de notre charge mentale. Pour un dialogue constructif, les grands principes de la CNV peuvent être très utiles : prendre la responsabilité de sos émotions, parler au « je », partir de faits objectifs, identifier ses besoins et formuler des demandes claires et concrètes.
4# RÉAPPRENDRE À FAIRE UNE TÂCHE COMPLÈTE DE A À Z SANS DISTRACTION
Les sollicitations constantes, favorisées par l’usage du numérique et de ses applications toujours plus nombreuses, engendrent un véritable problème dans le monde du travail et au quotidien : la réduction de notre champ attentionnel. A force d’interruptions diverses et variées au cours d’une journée, nous perdons de plus en plus notre capacité à nous concentrer sur une tâche unique. Il en résulte une difficulté à terminer ce qu’on a commencé, papillonnant d’une tâche à l’autre voire tentant l’impossible : les réaliser toutes en même temps ! C’est un cercle vicieux : toutes ces tâches inachevées sont autant d’occasions de laisser les tiroirs mentaux ouverts dans notre cerveau. Selon des recherches effectuées à l’Université de Stanford, ceux qui font du multitâche ont plus de difficultés à filtrer les informations non-pertinentes. Il nous faut donc réapprendre à réaliser une tâche à la fois pour en tirer davantage de satisfaction et favoriser un goût d’accomplissement.
Outil : La technique Pomodoro
Il s’agit d’une technique de gestion du temps qui consiste à utiliser une minuterie pour diviser le travail en intervalles de 25 minutes, séparés par des pauses de 5 minutes. L’objectif de la technique du Pomodoro est de rester concentré et focus sur une seule et même tâche pendant au moins 25 minutes.
La solution pour reprendre littéralement son souffle ? Méditer quelques minutes.
Mode d’emploi:
Je cesse d’être en lutte contre l’environnement ou de chercher à résoudre un problème tout de suite. Je ne cherche pas à faire le vide dans mon esprit. Je me concentre simplement sur ce que je suis en train de ressentir. J’observe ce qui se passe dans mon corps, mes pensées qui circulent, les émotions qu’elles déclenchent.
Je n’ai pas d’effort à faire, juste à me rendre présente à ce qui est, en étant attentive à mon souffle : j’observe l’air qui entre à l’inspiration, qui sort à l’expiration. Je déplie mon ventre et je laisse faire, sans chercher à respirer d’une façon particulière.
Il est normal, lorsque j’essaie de me concentrer sur ma respiration, que des pensées m’entraînent ailleurs. L’esprit vagabonde par nature. Notre attention explore en permanence tout ce qui passe et réagit avec des émotions ou des tensions, et la respiration se suspend. Lorsque je m’en aperçois, je reviens tranquillement à mon souffle, ma respiration reprend son cours.
Centrée sur mon souffle, je ne cherche pas à interrompre le flot de ressentis et de pensées. Je lui permets d’être là, sans jugement. Ce détour par soi-même me permet de mettre à distance, en le regardant passer. Peu à peu, je suis moins captée, captivée, tourmentée par lui. Je suis pleinement présente à ce qui est j’occupe pleinement mon espace. L’agitation intérieure est apaisée